2005年06月21日

プレゼンはストーリー(2)

前回の、プレゼンはストーリー(1) の続きです。

前回は、私が新人2年目に、プレゼンでケチョンケチョンにやられた話でした。^^;

サンドバッグ状態で、放心状態の私を見て、1人の先輩(その後、色々お世話に
なりました)が言ってくれます。

「プレゼンってのは、ストーリーなんだよ。
 例えば、こういう課題があって、こうしてたけど、うまくいかなかった。
 そこで、こうしてみたら、こんな風に良くなった。

 そんな風に考え直してみな。
 他に言いたいことがあるんなら、最後におまけで言えばいいんだけど、
 あくまでメインのストーリーが無きゃダメだ」


・・・!

ストーリーってそういうことなんですか!

他の先輩も優しく言ってくれます。

「吉川君の話では、使える素材があるんだよ。
 新人1年目にしては、良いネタなんだから、うまく伝えると、すごく
 おいしい話だよ」

それから夕方まで、必死で話作りを考えます。
先輩も手伝ってくれました。<(_ _)>

私は当時、あるソフトの電話サポート業務をやっていたのですが、
そのQ&Aがデータベースとして、蓄積されてなかったんですね。

そこで、新人1年目の時に提案しまして、マイクロソフトのAccessで、
Q&Aのデータベースを作ったんです。
(質問&回答票や、回答のためのメール送信用データ作成機能もある、
 今にしてみると、頑張って作ったなー、って代物)

おかげで、同じような質問に対する答えを、使いまわしたり、情報共有が
できるようになったんですね。。

その話をメインにしよう!

ってことで、話を考えて、パワーポイントを再構成。

タイトルは、「DBの威力」

 元々、相談室業務には、Q&Aのデータベースがなく、紙で各自が
 Q&A対応していたので、各人でしかQ&Aの内容がわからず、
 情報共有ができていませんでした。

 そこで、私がデータベースを開発し、使い始めてみると、データは
 一元管理され、紙がなくなったりすることもなく、情報共有されることで、
 相談室業務も効率的になりました。

って、こんな話にしてみたんですね。

・・・その日の夜。

どきどきしながら、また先輩たちに取り囲まれて、再プレゼン。

今度はストップウォッチで時間まで計られます。^^;


「・・・というわけで、効率的に仕事ができるようになりました」


・・・(どきどき)

「おおー。すごく分かりやすくなった。
 前より全然いいよ。
 後は、しゃべりだな。よく練習しとけ」と先輩方。

やったー!! (^^♪

あの時は嬉しかったですね。
すごくホッとしたのを覚えています。


次の日・・・他の2年生たちのプレゼンは、いいのもあったけど、
所属している部署で見てもらってなかったり、ひどいのになると、
その日の朝に、30分で作ったってのもあります。

私のプレゼンは、その中で結構絶賛されました!(*^_^*)

その時私は、
「先輩たちに厳しく見て&教えてもらって、本当に良かった」

と思ったんですね。

というわけで、言いたいのは、プレゼンはまずストーリーだということ。

人間って、話に脈絡がないと、頭の中でつながらないんですよね。
たくさん列挙されても、何も残らない。

「じゃあこれから、30個の大事な点を説明します」

って言われても、聞く気しないですよね。^^;

是非皆さんも、「まずはストーリー」 って所に気をつけてください。

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2005年06月17日

プレゼンはストーリー(1)

最近、堀江社長の「堀江貴文のお仕事相談Blog」を読んで、コメント
つけたりしています。
今日は、「ストーリーが大事」という、この記事を見て、
プレゼンのことを思い出しました。

いきなり結論なんですが、(~_~;)
「プレゼンはストーリーが大事」

という話なんですね。

さて、あれは私が、社会人2年目のころ、会社の研修で、
「この1年間の成果を、同期のみんなに発表する」という
課題がありました。

各事業部では、この去年までの新人のフォローを行い、
プレゼン内容を吟味(指導)して、研修の場に送り出す、
というものです。

私は、「どんな内容にしようかなー」と思いを巡らせ、考えました。

 「入社当時は全く役に立たなかったけど、今は何とか業務に
  ついていっているな」

 「情報処理試験の1種や簿記の2級にも合格した」

 「資料を作るのも早くなってきた」

 「(あるシステムの)サポート業務で、寄せられた質問を蓄積・
  検索できる簡単な仕組みを、Accessで開発して、部内でも
  好評」

・・・・・・

と、1年間の成果を振り返ります。

「よし、これだけ成長した、ということで、全部プレゼンに
 入れよう!去年1年の成果だし」

ということで、プレゼン資料をパワーポイントで20枚くらい、
1日がかりで作成し、研修の前日午後に、先輩たちに見てもらう
ことに。

暗くした会議室に、10人ほどの先輩たちがずらっと並びます。
多少緊張しながら、20分ほどのプレゼンを開始。

今から考えると、顔から火が出るくらい恥ずかしいのですが、
なんとなく得意になって、「これも出来た」「あれも出来た」と
話していきました。

1年後輩の新人は、「吉川さん、いろいろやってて凄いなー」と
思って聞いてくれていたそうです。

ところが。。。

プレゼンを見終わった先輩の1人が、一言。

「何が言いたいのか、全然わからない」

ガーン!

くらくらしてきました。え?なんで?

その後は、ひどかったです。
20分くらい、全員によってたかってこき下ろされましたー。
(~_~;)

曰く、
 ・いっぱいやってるかも知れないけど、それが何なの?

 ・各項目につながりがない。
 
 ・メッセージは何?

 ・資格取ったのはいいけど、業務にどう関係するの?

 ・全部中途半端!

グハッ。いやー、「針のムシロ」でしたねー。(~_~;)

しかもいろいろ聞くんですが、言われていることが全然分かりません。

鮮明に覚えてる光景です。書いてて涙出てきた・・・

しかしこれが、私を非常に成長させてくれた出来事だったんですね。
(次回に続く)

引っ張ってすいません。(ーー;)
ちょっといつもと、書き方を変えて、臨場感を出してみたつもりですー。

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Posted by fastwork at 01:19Comments(5)TrackBack(0)

2005年05月07日

報告会やってきました

本日は、ある会社のシステムの調査結果の報告会でした。
(私がクライアントに対して報告します。)

私が報告会をやると、大抵時間以内に終わります。
今日も90分の見込みでしたが、45分で終わりました。

なぜだか考えてみると、、、

1)早く終わることを恐れない

 目的が達せられたなら、早く終わって怒る人(クライアント)はいません。
(研修なんかであんまり早く終わると、怒る人もいるというケースがありますが、報告会に関しては大丈夫です。)
 ちなみに私は早く終わらせるのは大好きです。(^_^)

2)事前に報告資料を送っておく

 その場で一から見てもらうより効率的です。

3)資料に書いてあることは極力読まない

 これができない人が多いんです。
 中にはそのまま読み上げる人もいるので、そんな場では寝てしまいます。^^;

 報告会で資料を読み上げるのは
 ・強調したいこと
 ・資料だと分かりにくいこと(その後に補足説明する場合。)
 くらいですかね。その場合でも「ここだけ読みます」と一言断るとか、早口で読むとかすれば飽きられません。

4)報告会の目的は、目的が達成されたことを確認すること、言い換えるとやり残しがないかどうかを確認すること

 ここに焦点を当ててればOK。
 特に最後の儀式的にやるような報告会であれば、「はい 1番大丈夫、2番大丈夫」とやっていけばいいです。

5)キーマンを納得させればOK

 キーマンを早めに見極めましょう。話してる最中でも、質問がありそうだったら「何かございますか?」ということで質問を受け付けてあげて下さい。


以上のようなことに気を付けていれば、必要十分な報告を短時間で済ますことができ、「こいつできる!」と思ってもらえるのではないでしょうか。

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