2005年06月27日

メルマガ第2号より 仕事を3つに分解して考える

メルマガの中身をそのまま取り上げることはないんですが、
この考え方は是非知っていただきたいと思い、本日のメルマガ
より抜粋してお届けします。

メルマガ第2号より、「仕事を3つに分解して考える」です。

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皆さんは、仕事を速くする、というとどんなイメージをお持ちですか?

速くするということで言えば、人が10の時間がかかる仕事を、
2とか3の時間で手際よくこなす。

という感じですかね?

勿論それも非常に大事なのですが、コンサルタントっぽく、要素に
分解して考えてみるとどうなりますか?


仕事を引き受けてから、完了させるまで、という時間軸で考えると、
3つの時間があるんですね。

 1)仕事を引き受けてから、その仕事に取り掛かるまでの時間

 2)実際にその仕事をやっている時間
   (ここで仕事は自分の手を離れます)

 3)終わった仕事を誰かに報告後(納品物を提出する等)に、
   不備・クレーム等で、手直し・修正が必要になる時間
   (また、2)の途中もしくは、頭に戻ってやり直しになります。)


仕事を引き受けてから、完了させるまでの時間は、
上記 1)+2)+3)になるんですね。

言われてみると当たり前の話です。

でも、ここら辺が分かっている人と分かってない人の差は、非常に
大きいと思うんですね。

例えば、幹事が1週間後の飲み会の出席をメールで聞いたとします。
(直接、仕事とは言えないですが、でもスピード感のある人とない人
 では、全く印象が違いますよ。)

そうすると、すぐに返事が来る人もいれば、1週間くらい後で来る人、
直前に来る人、催促してもこない人、といろいろなパターンがある
わけですよね。

幹事としては、返事が遅い人は非常に困ります。
滑り込み参加の人数とか、当日ドタキャンの人数とか考えながら、
会費を考えたり、場所を予約するわけですからね。

直接聞いたりしてみると、「すいません、忙しくて返事出せなくて」
ってことになったりします。

さて、返事を書くほうの手間ですが、せいぜい1〜2分程度、早ければ
「出席します」「欠席します」だけ書いて出せばいいので、30秒で
済みますよね。

でも幹事からすると、返事が来るのが、確認メールを送ってから、
1分後だったり、2週間後だったりするわけです。

これは、1)の取り掛かりまでの時間の差、ですよね。

仕事にかかる時間は同じでも、取り掛かるまでの時間、手直しの
時間を早めていく(もしくはなくす)ことで、スピードはぐっと
アップしますよ。

(3つ以外に、大事なことがありますので、次回にお話しますね。)

◆◆ 私の実践 ◆◆

 私は、上記の例で言えば、返事に時間がかからないメールには、
 極力すぐに(見た瞬間に)返事を返すようにしています。

 「えっもう返事いただいたんですか?」
 相手が驚くこともしばしば。

 でもそのおかげで、「吉川は仕事が速い」といったイメージを
 周りに持ってもらっていると思います。

 皆さんの周りにもやたら返事が早い人がいませんか?
 そういう人って大体、「仕事が速い」という評判を勝ち取っているはず。

 また、返事を早くすることで、相手も次のアクションにすぐ取り掛かる
 ことができるんですよね。
 相手にも感謝されます。

 「後でいいや」ってメールにも、すぐ返事をしてみてはいかがでしょう?
 結構気持ちいいですよ。

◆ まとめ ━━━━━━━━━━

 仕事は、
 1)取り掛かるまでの時間、2)やっている時間、3)手戻りの時間
 に分解できる。
 1)、2)、3)のそれぞれを速くする(なくす)方法を考えよう!

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この記事へのコメント
メルマガの定期配信おめでとうございます。
加えてそろそろBlogも2ヶ月経過でしょうか。

ずいぶんとBlogつながり(9ステッパーつながり?)の人脈を構築されて、苗字を間違えられて(古川)、着々と実っているのが感じられます。

思うにBlogとは日々の積み重ねの努力がストレートに反映されるものかもしれませんね。その努力に対するお互いのインスパイアがBlogをコミュニケーション形態と捕らえた時の一番の可能性のように感じました。
Posted by 宮本 at 2005年06月27日 16:41
宮本さん、いつもコメントありがとうございます!

そうですね、そろそろこのブログを始めて、2ヶ月近くになります。
何人か、つながっていただいている方も、出てきており、
嬉しい限りですね。

情報発信の重要性を認識しました。

「お互いのインスパイア」
まさにそうですよね。良い言葉をありがとうございます。(^.^)
「与えれば与えられる」って感じですかね。
Posted by 吉川(管理人) at 2005年06月28日 02:08