2005年05月29日

議事録を率先して作る

「それじゃ、○○君、議事録作ってみんなに送ってね」

「・・・ハイ」


打ち合わせをしたとき、必ず作成しなければいけないのが「議事録」。

これって、誰かが書いて送ってくれると楽でいいですが、自分が作るとなると
面倒ですよねー。^^;

会議に出席した偉い人なんかは、絶対議事録なんか書いてくれません。

好き勝手に言いたい放題言って、「結局なんだろう?」とか「どうすれば良いの?」
と思ってるのに、「あれはどうなった?」って言われたりしますよね。

あと、分からないなりに半日くらいかけて一生懸命書いてみると、
「こんな事は言ってない」「全然分かってない」とか怒られたり・・・(ーー;)



それでも、私は言いたいのです。

 議事録は、あなたが積極的に取りましょう!  って。


非常に面倒で、怒られる可能性も高い議事録をなぜあなたが
取らなくてはいけないのか?

作るのは確かに大変なんですが、多くのメリットがあるからです。

1)議事録を取ることで、話し合われた結果に対する「主導権」が取れます。
  「結局こういうことです」ということを、(文句が出ない限りは、)
  「あなたの」解釈で書くことができます。

2)その打ち合わせに対する理解度が絶対深まります。
  議事録というのは論理的に書かなきゃいけないもの。
  どうしてそんな結論になったか、なぜそれをやるのか、理由が明確でないと
  書けません。
  最初のうちは、後で参加者に確認したりする必要もあるはず。
  話を聞いてみると、意外に自分の解釈と違ったりするんですよね。

3)議事録を作ることで、あなたが積極的に打ち合わせに参加しているという
  イメージになります。
  さらに、参加者からは感謝されます。
  (特に議事録を、早く出せば出すほど喜ばれます。)

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そして、ほうっておいても、どうせ若い人(=あなた?)に「議事録作成」
というお鉢が回ってくるのですから、ご指名前に「私が作ります」ということで、
積極性をアピールすることもできるし、自分で言い出したことであれば、
モチベーションも上がりますよね。


ところで、仕事ができるようになってくると、議事録の大切さが身にしみて
くるんですね。

1)議論しただけの会議だと何も残りません。
  何が決まったか、何が積み残しかが明確になってこそ、その打ち合わせ時間が
  生きてきます。

2)特に別の部署や、別の会社との打ち合わせでは、「言った言わない」の議論に
  なりやすいものです。
  「(皆さんも特に異論無かった)議事録に、こう記載されています」という
  ことで、無用の「責任の押し付け合い」が回避できるんです。

  これは例えば特に、システムを作った後で、「こんなはずじゃなかった」という
  事態が発生した時に役立ちます。
  こういう時ってどうしても「犯人探し」が始まってしまうんです。^^;

  誰がそう決めたのか、悪いのは誰か、ということを特定することで、「犯人」に
  責任を取らせよう(=犯人がベンダーならタダで修正する、犯人がクライアント
  なら追加のお金を出させる)としちゃうんですよね。

3)誰がいつまでに何をするか、その「覚え書き」が議事録なんです。
  次のアクションを明確にし、スムーズに仕事を進めていくためには、明確な
  「作業指示書」つまり、「議事録」が大事です!


ここら辺のことは、仕事のできるリーダーなら分かっていること。

必ず、何らかの形で、打ち合わせの後には議事録を取るようにしているはずです。

(たまに、議事録もまともに取らない会議をやるリーダーがいるのですが、
 そんな打ち合わせは、終わった後で「何だったんだろう・・」と思うことも、
 しばしばなんですね。(~_~)

じゃあ、どの辺に気をつけて議事録を作れば良いのか? ってところは、別の機会で
お話させていただきます。(^^♪

これもコツがあって、要領を得ない議事録を作っても、時間ばっかりかかって、
実りが少ないんですよね。

ポイント
 ・会議の議事録は率先して取ろう。

 ・議事録の重要性を理解せよ。



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---------------- ところで、、 ----------------
すいません、昨日は友人のKさんの結婚式に出席しており、今更新となりました。

でも、Kさんは、有限実行型のとっても大きな夢を持ってる人。

会社の同僚でもあり、私もとっても尊敬しています。

将来は、とってもビッグな男になると思いますので、そのうち皆さんも名前を
覚えるようになるかもしれません。

Kさん、お幸せに!
めちゃめちゃ美人の奥さんと、幸せになってください!!(^.^)

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この記事へのコメント
吉川さん、コメントありがとうございます。

う〜ん、ブログやサイトを始めてからは、少し家庭に使う時間が削られてきているので、ちょっとバランス悪いかな・・・って事で、土・日で子供、奥さん、奥さんの両親・兄・姉・姪っ子合計9名で、塩原温泉に行って来ましたよ!!

温泉も良かったし、料理も美味しかったし、大満足の休日でした。

これでバランス取れたかな?

応援のクリック、毎日させてもらってますよ!!
Posted by 丸田 音也 at 2005年05月30日 23:17
丸田さん、コメントありがとうございまーす。

家族で温泉ですか。。。いいっすねー (^。^)

忙しい時は絶対ありますから、フォローを入れるのは
大事ですよね。
さらに大事なのが「楽しくするために段取りする」って
ことでしょうか。
楽しくないと意味がないですからね。

丸田さんの努力に敬服! (^o^)丿
Posted by 吉川(管理人) at 2005年05月31日 00:01