2005年05月18日

結論だけ言ってくれ!

上司への報告、プレゼンテーション、会議での発言・・・

「結論から言え!」というのは良く言われますよね。

でも、慣れてないと、そう言われてもなかなか出来ないようです。

なぜ、「結論から」なのか?

1)結論を知っていれば、その後の話が安心して聞けるから
  (「結局どうなんだ?という話は聞いていて疲れます。。。)

2)(忙しいので)早く結果を知りたいから

3)結論だけ聞けば、聞き手は話し手に何を確認すればよいかが判断できる
  場合によっては、それだけで話を打ち切っても良い

早く話が終わるし、時間が効率的に使えるんですね。

逆に不要なのが、(1)経過説明や状況説明と、(2)項目の羅列なんかです。

ちょっと例を挙げてみましょう。
上司に、「あの仕様決まった?」と聞かれたとき、

(1)の例:
 昨日のうちに資料を送付しておき、今朝から、クライアント先にお邪魔して、会議をしました。そこで、3つの問題点がでましたんで、議論をしてきたところです。1つめの問題点は・・・

(2)の例:
 あの仕様は、データベースの設計が難しいんですよ。
 ちょっと機能を見直すべきかもしれませんね。
 昨日それを考えていたら、遅くなっちゃいまして。。。

上司が知りたいのは、まず「決まったかどうか」。

「はい、決まりました。ですが、問題が2つありまして。。。。」とか、
「いいえ、まだです。クライアントの調整が難航しているところで。。」とかが
良い答えかな、と思います。

私も昔は、ダメな例のような答えをして、上司や先輩に怒られていました。^^;

「決まったかどうか聞いてるんだから、答えは、YesかNoからだろう!」なーんて。

頭の中で答えをどんどん考えちゃうので、後で良いことを先に話しちゃうんですよね。

まあ、突発的に聞かれたときはしょうがないのですが、報告やプレゼンなど準備時間がある場合は、心構えにより、なんとかなります。

それは、、、

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それは、、、
「一言しか喋れないとしたら、何を言うか」を話の冒頭に持ってくること。
(一言、というと目安として5秒以内、長くて10秒以内ですかね。)

これに気付いてからは、私も話が早くなったと自分で思います。^^;


また、報告以外でも、長い話を聞かされた挙句、何かを求めているんだけど、いったい私に何がして欲しいんだろう?という話を聞かされる時もあります。
(延々と状況を説明された後で、「いったい僕に何をして欲しいの?」なーんて聞かれたことありませんか?昔は私も言われたなあ・・・(~_~))

そういう時も結論だけ(相手にして欲しいことだけ)を言いましょう。

ただし、あまりに状況を説明しないのもなんなので、簡単な(数秒以内の)報告後に、依頼を言うのが良いです。
(多くの場合、上司にコミュニケーションをとるのは、報告か依頼事項だと思いますので。)

「あの商談取れそうなので、○月○日にプレゼンに同行して下さい」とか、

「この資料は大体分かりましたが、2点だけ分からないので教えて下さい」

といった構文で話すと、上司や先輩としてはありがたいと思いますよ。
(仕事が出来るようになってくると、報告だけだったのが、次の打ち手も自分なりに判断できるようになり、相手への依頼も明確になります。)

忙しい上司や先輩に、仕事中に話しかけるときは(雑談とかは別ですよ)、

   「一言だけで、簡単な報告+依頼事項」

を試してみてください。

まあ、最初は聞かれたことにそのまま真っ正直に答えるよう、心がけて見るのも良いかもしれません。次に、「依頼事項」を付け加えるように意識してみてはいかがでしょう?

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この記事へのコメント
吉川様

どうも、遊びに来ました。(^^

「だから何が言いたいの?」という内容に時間を取られるのは、本当に悲しいですよね・・・。

相手の立場から知りたいであろう情報をぷっくアップして上手く話せる能力は、どんな現場でも必須ですね。

私も昔はよく言われたものですが、上司に上手くリードしてもらう事で気付きや学びが多々ありました。
上司にも、そういう能力が必須なのでしょうね。
Posted by 西口(SE養成プロジェクト) at 2005年05月18日 01:34
西口さん、コメントありがとうございます。(^.^)

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この記事は、別ルートで多少反響がありました。

やっぱり、すぐに理解できない話を聞かされるのは、上司でも
自分でも苦痛なものですよね。
「結論だけ短く!」は大事ですよね。

まあ、怒られながら身につけていくものかも知れませんが、
これを読んだ方々のお役に立つといいなー、と思います。
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