2005年05月07日

報告会やってきました

本日は、ある会社のシステムの調査結果の報告会でした。
(私がクライアントに対して報告します。)

私が報告会をやると、大抵時間以内に終わります。
今日も90分の見込みでしたが、45分で終わりました。

なぜだか考えてみると、、、

1)早く終わることを恐れない

 目的が達せられたなら、早く終わって怒る人(クライアント)はいません。
(研修なんかであんまり早く終わると、怒る人もいるというケースがありますが、報告会に関しては大丈夫です。)
 ちなみに私は早く終わらせるのは大好きです。(^_^)

2)事前に報告資料を送っておく

 その場で一から見てもらうより効率的です。

3)資料に書いてあることは極力読まない

 これができない人が多いんです。
 中にはそのまま読み上げる人もいるので、そんな場では寝てしまいます。^^;

 報告会で資料を読み上げるのは
 ・強調したいこと
 ・資料だと分かりにくいこと(その後に補足説明する場合。)
 くらいですかね。その場合でも「ここだけ読みます」と一言断るとか、早口で読むとかすれば飽きられません。

4)報告会の目的は、目的が達成されたことを確認すること、言い換えるとやり残しがないかどうかを確認すること

 ここに焦点を当ててればOK。
 特に最後の儀式的にやるような報告会であれば、「はい 1番大丈夫、2番大丈夫」とやっていけばいいです。

5)キーマンを納得させればOK

 キーマンを早めに見極めましょう。話してる最中でも、質問がありそうだったら「何かございますか?」ということで質問を受け付けてあげて下さい。


以上のようなことに気を付けていれば、必要十分な報告を短時間で済ますことができ、「こいつできる!」と思ってもらえるのではないでしょうか。

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